蒲江县人民政府办公室公文处理办法

信息来源: 发布时间: 2012-05-17 02:20 【打印】 【关闭】

 

第一章 总 则
第一条  为实现县政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作效率和公文质量,根据《成都市国家行政机关公文处理实施细则》和《蒲江县人民政府工作规则》,制定本办法。
第二条  公文处理工作是县政府办公室的一项重要职能。所有从事公文处理工作的人员,要忠于职守,廉洁正派,认真学习和掌握有关专业知识。要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,力戒主观主义、形式主义。行文要少而精、注重效用。
第三条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。要提高办文效率,急件随到随办;有时限要求的文件,必须在时限内完成;一般文件应在15个工作日内办理完毕。
第四条各承办公文处理的科室,要增强全局观念,相互支持,主动配合,反对延误、推诿,以保证公文的时效。
第二章  收 文
第五条  县政府办公室应建立严格的收文登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。
第六条  送县政府及办公室的所有文件、材料,若为上三级文件均由综合科机要室统一入口,负责签收,并按规定程序办理;若为县委、县人大、县政协,县级各部门及各乡镇人民政府文件均由综合科统一入口,负责签收,并按规定程序办理。
各部门和各单位署名送县政府领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由综合科按其内容和性质,分别处理。送办公室各科室的信件,由各科室拆封和处理。对需纳入收文办理的,由综合科按规定程序办理。
第七条  以下各类文件应纳入县政府办公室收文:中央、省委、市委(含办公厅,下同)、县委(含办公室,下同)文件;国务院及其各部门文件;省政府及其各部门文件;市政府及其各部门文件;县级各部门(含县委各部门、县政府各部门、人大、政协、法院、检察院、军队、民主党派、人民团体、双重领导机构)和乡镇人民政府的主送件;以及其他需要纳入收文编号、登记的文件。对上述文件应按收文规定,进行编号、登记。
各乡镇政府,县级各部门、各单位的抄送件、越级请示件和各类简报、资料、情况反映等,均不纳入收文登记。
第八条  收文按以下5类分别编号、登记:
(一)中央、省、市、县委(含办公室)文件;
(二)国务院和省政府、市政府(含办公室)文件;
(三)国务院各部门、省政府、市政府各部门文件;
(四)各乡镇人民政府、县级各部门的主送件(请示、报告);
(五)机、绝密刊物,传真电报(含传真文件)以及需纳入收文的其他文件。
第九条  收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
第十条  县政府办公室收到的各类文件,由综合科按分工,分交相关文秘人员承办。
第十一条 县政府各部门对县政府交办文件提出的处理意见,由综合科分送相关文秘人员办理。
第三章 收文办理
第十二条 对各类收文注批注办的基本方法如下:
(一)上级文件:
1.国务院(含办公厅)及各部门直接发我县的文件,综合科机要室登记后送办公室主任审核,根据文件内容呈送县长、分管副县长、调研员、助理调研员阅批;
2.省政府(含办公厅、包括国务院文件的翻印件)及部门发我县的文件,综合科机要室登记后送办公室主任审核,根据文件内容分送县长、分管副县长、调研员、助理调研员阅批;
3.市政府(含办公厅)及各部门发我县的文件,由综合科机要室登记后送办公室主任审核后,根据文件内容呈送县长、分管副县长、调研员、助理调研员阅批。
(二)请示报告文件的办理:
1.收到各乡镇和县级各部门报县政府的请示和报告后,综合科应在当天登记清楚并送相关文秘人员,准确率100%
2.收到请示后,相关文秘人员一般应在当天之内填写公文处理单,送县政府办公室主任或分管副主任。
3.县政府办公室主任或分管副主任一般应在当天之内提出建议和意见,送县政府县长或分管副县长。
4.从收文之日起,对请示一般应在十五天之内办理完毕,并向报文单位答复结果;如遇特殊情况,不能如期办结的,应及时向报文单位说明。
5.认真记录办理结果,以备查考。
(三)对急需办理落实的上级文件、部门和乡镇请示报告文件、重大事项信息报告,办公室收文登记后,立即按程序送达有关领导阅批,办公室相关文秘人员根据领导批示要求及时落实,需要转由部门和乡镇办理的,办公室督办科室跟踪督办,确保按时办结和回复。
(四)各乡镇政府,县政府各部门、各单位送县政府的各类文件抄送件、情况反映、简报等,由综合科处理。
(五)县政府各部门为县政府(含办公室)代拟的文稿,按本办法发文办理的要求和程序办理。属规范性的文件,交县政府法制办审查把关。
(六)对不符合公文规范格式和领导要求的材料,由综合科填写退文单,退回报文单位按规定重新办理。
第十三条 综合科、相关文秘人员收到各乡镇政府、县政府各部门报送县政府审批、办理的公文后,应当进行审核。审核的重点是:是否应当由县政府办公室办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区的事项是否已经协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
对经审核符合规定的公文,承办科室应当及时填写公文处理单后交综合科送由办公室主任(副主任)审核后送有关领导同志批示。对不符合规定的公文、可以退回至呈报单位并说明理由。
文件审批程序为:
  1.需县长审批的文件,审批流程如下:
  各乡镇政府、县级部门请示件办公室综合科签收登记相关文秘人员审核并填写公文处理单(或退文办理)分管副主任复核分管副县长提出意见县长审批综合科或相关文秘人员办理。
  2.需分管副县长审批的文件,审批流程如下:
各乡镇政府、县级部门请示件办公室综合科签收登记相关文秘人员审核并填写公文处理单(或退文办理)分管副主任复核分管副县长审批综合科或相关文秘人员办理。
第十四条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第十五条 送县政府领导审批或阅知的文件,领导阅批后,由相应科室工作人员退至综合科,由综合科登记后交承办单位。
第十六条 县政府各部门对县政府交办公文提出处理意见后,由综合科送县政府有关领导同志阅批。如公文由几个部门承办,意见又不统一的,应协调一致后再送批。
第十七条 催办、督办。各承办科室对送批或交办的公文,要认真催办、督办,防止漏办或延误,紧急公文要跟踪催办、督办,限时办理。重点公文重点催办,一般公文定期催办。
(一)送批公文(稿),应适时提醒领导及时审批、签发。
(二)交办公文,可采用电话、书面(填写催办单)或去人催办等方式。
(三)督办,按县政府督办工作制度办理。
第四章 发文办理
第十八条 发文要坚持实事求是、精简高效的原则,行文要少而精,注重效用。
第十九条 文稿处理主要按照拟稿、会签、核稿、送审、签发、缮印、校对、用印、登记、发送、立卷、归档、销毁的程序办理。
第二十条 草拟文稿按《成都市国家行政机关公文处理实施细则》和《蒲江县人民政府工作规则》的要求办理。
公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、信息公开选项、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数等组成。
(一)发文机关标识应当使用发文机关的全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明绝密机密秘密。印刷绝密机密公文要标明份数序号。
(三)紧急文件应当根据紧急程度分别标明特急急件。拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(四)发文字号,包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上报的公文,应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中,请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
  1.县政府对下级机关文件的处理用批转,对本级文件用印发,或写作蒲江县人民政府关于××××的通知。县政府办公室对县政府有关部门文件的处理用转发
  2.标题上已有县政府或县政府办公室全称的,落款处只标识成文日期;标题上因避免名称重复而不写县政府或县政府办公室全称时,落款处要写县政府或县政府办公室的全称,并标识成文日期。
  3.标题排列一般不超过5行。排列形式可分别用上宝塔、下宝塔和中间长、上下短的排法;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(七)主送机关
1.除公告通告外,公文一般都应标明主送机关。
2请示一般只写1个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式。不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,请示一般不得直接送领导者个人。
3.主送机关一般写在正文抬头顶格处,情况特殊时也可写在文尾。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关为国务院各部委或国家总局时,委和局前均加国家二字,如国家发展改革委员会国家旅游局等;部前可不加国家二字,如住建部教育部等。主送机关为省、市政府及有关部门时,一般不加四川成都市字样,如省、市人民政府省、市民政厅等。主送机关为各乡镇政府和县政府各部门时,可统称为各乡镇人民政府、县政府各部门等。
(八)抄送机关
1.抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称,其排列顺序按隶属关系分,上级机关排列在前,其次为同级机关,再次为下级机关;按系统分,其顺序为:党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、下级政府和本级政府各部门。如文件需要发至县级各人民团体、各民主党派的,可加在之后。
2.如文件需发至县属以上各企事业单位、社区居委会、农村村委会时,应当在附注处注明“(此件发至××××)”,不得将这些单位写在主送或抄送栏内。
如主送、抄送机关为县政府有关部门有关单位时,承办部门要提供这些部门和单位的名单,以便发文和归档备查。
(九)层次
正文部分需标明层次时,分层标识为
第一层:“一、二、三、”......
第二层:“()”“()”“()”......
第三层:“1.”“2.”“3.”......
第四层:“123”......
规范性文件,按照有关规定,视需要用章、节、条、款、项、目标明层次。
(十)公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件与文件一般应订在一起,如不能订在一起,应在附件左上角注明附件的顺序号。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),加括号后居左注明在成文日期的下1行。
(十二)成文日期,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报,以发出日期为准。
(十三)文件应当标注主题词。上报的文件,应当按照上级机关制发的主题词表中选词标注;其他文件从《成都市人民政府公文主题词表》中选词标注。
(十四)文字从左至右横写、横排。用词用字要准确、规范。人名、地名、数字、引文要准确。引用其他公文应当先引标题、后引发文字号。引用外文时应当注明中文含义。日期写具体的年、月、日。
(十五)文内使用简称应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文名称。
第二十一条 拟稿应坚持谁主办、谁拟稿的原则。
(一)拟稿一般由县政府领导或县政府办公室主任(副主任)确定,由相关文秘人员具体承办。重要文稿的拟稿由县政府领导同志直接指导、主持进行。县政府各部门需要以县政府或县政府办公室名义印发的文件,应提供代拟稿。
(二)文稿首页必须用县政府或县政府办公室拟文稿笺,并按规定详细填写各项内容。
(三)草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合归档要求,不得用铅笔、圆珠笔,不得在文稿装订线左侧书写。
(四)县长、分管常务工作的副县长在县政府重要会议上涉及全局性的报告、讲话,由相关文秘人员起草,有关部门和单位负责提供所需资料和情况;县长、副县长在有关部门工作会议上的讲话,由会议承办部门起草,相关文秘人员把关。
(五)各部门起草的代拟稿和县政府领导同志讲话稿,凡质量不合格、不按行文规则和报文程序办理的,办公室将一律作退文处理,直至符合要求为止。部门为县政府领导同志起草的讲话稿,必须在会前7个工作日送县政府办公室,并提供文稿电子文档。
(六)草拟公文字迹要工整,标点符号要清楚。公文文稿内不得出现错字、别字,除人名、地名外,所有文字应符合国家规定的一、二级汉字,不得书写异体字或不规范的简化字、繁体字。修改较多而难以辩认的文稿,应清稿誊正。
(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一般均用阿拉伯数字。文稿中的计量单位,一律用国家法定计量单位。
第二十二条 会签。文稿送批前,对涉及其他部门的事项,应严格执行会签制度。
(一)会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见。
(二)凡需会签的文稿,一般应由主办部门与有关部门(单位)联系,送请会签,相关部门要积极配合。县政府各部门送来的需其会签而未会签的文稿,应退回来文单位重新办理会签手续;个别特殊情况,可由办公室相关文秘人员帮助协调。
(三)主办部门与有关部门协商后,如取得一致意见,经有关部门负责同志会签后报县政府;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门负责同志会签后报请县政府协调或裁定。
第二十三条  核稿。对部门代拟的文稿和办公室承办科室草拟的文稿,都必须认真进行审查、核对、把关。公文核稿人员要以高度负责的态度,对文稿从政策、文字、体式、格式到会签手续等方面进行认真审核,严格把关。
核稿主要审核以下六个方面:
(一)是否需要发文、是否需要以县政府或县政府办公室名义发文。如属县政府已开会部署并明确工作任务的事项、县级各部门职责范围内的工作、专业会议纪要、不成熟的文件等可以不发文的,以及可以口头、电话等其他方式处理的事项,均应建议不发或由部门自行发文。除特殊情况外,县政府下发的文件不超过3000字,县政府办公室下发的文件不超过2000字。
(二)文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规,同现行有关规定有无矛盾。如有矛盾,则应提请起草单位弄清情况,会同有关部门协商修改;如属在原规定基础上有所发展的新的政策规定,则应写出说明。
(三)涉及有关部门的问题是否已协商一致。凡未经协商的,应按本办法第二十二条的规定重新办理。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等,是否明确具体,切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处,应与报文单位研究修改。
(五)引文是否无误,文字表达是否准确、严密、简练,标点符号是否正确,文件格式是否符合有关规定。
(六)凡需提请有关会议审定的文件,按照《蒲江县人民政府工作规则》的规定,报请县长、分管副县长、主任审阅确定后,列入议程。
第二十四条 复核。办公室承办的以县政府(含办公室)名义发出的文件,文稿起草完毕,必须经办公室主任或分管副主任审核。主任或分管副主任审核后,送有关领导同志签发。
第二十五条 签发。以县政府(含县政府办公室)名义发出的文件,必须按照规定的职责权限,送有关领导同志签发。签发文件的权限是:
(一)县政府文件(“蒲府蒲府发蒲府函蒲府人)
1.由县政府制定的规范性文件发布的决定、命令、人事任免以及向县人民代表大会及其常务委员会提出的议案,由县长签署;
2.属于全局性、综合性的文件以及报送省政府、市政府和有关部门审批的公文,由县长或负责常务工作的副县长签发;
3.属于一般性工作文件,由分管副县长签发;如涉及两位以上副县长工作的,应送有关副县长审核后由牵头副县长签发。
(二)县政府办公室文件(“蒲办发蒲办函)
1.属于县政府授权以办公室名义对乡镇政府、部门安排部署工作、转发县政府各部门意见的文件,经县政府有关领导同意后,由主任签发;
2 .属于办公室职权范围内的文件,由主任、分管副主任签发。
(三)县政府全体会议、县政府常务会议、县长办公会议的会议纪要,由主任审核,报县长签发。专题会议的会议纪要,由主持会议的县政府领导或委托有关副主任签发。
签发文件,应明确签署同意同意发等字样,并将签发人的姓名和签发的年、月、日书写齐全。
文件签发程序为:
1.需县长签发的文件,签发流程如下:
各乡镇政府、县级部门代拟文稿或办公室拟稿文秘人员校对并填写发文单办公室主任或分管副主任审核分管副县长审核县长签发办公室发文办理。
2.需分管副县长签发的文件,签发流程如下:
各乡镇政府、县级部门代拟文稿或办公室拟稿文秘人员校对并填写发文单分管副主任审核分管副县长签发办公室发文办理。
3.需主任或分管副主任签发的文件,签发流程如下:
各乡镇政府、县级部门代拟文稿或办公室拟稿文秘人员校对并填写发文单主任或分管副主任签发办公室发文办理。
第二十六条 公文正式印刷前,由相关拟稿同志复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第二十七条 缮印、校对、用印。
纸质文件:
(一)各科室需印制的材料(包括正式文件、各类简报等)由承办人员交文印室办理。
(二)所有公文文头和印刷用纸,均由文印室按文种需要统一印刷、统一管理。公文用纸为A4(297毫米、宽210毫米),左侧装订。
(三)文印字体、字号按以下标准使用:标题字用2号小标宋体字;正文及文号用3号仿宋体字;签发人3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字;秘密等级、缓急时限用3号黑体字;文内小标题及重点字句用3号黑体字或楷体字;主题词3号黑体字,词目用3号小标宋体字;其他均与正文类同,用3号仿宋体字。成文日期的写为“○”
(四)正文一般每页排22行,每行排28个字。数字、年份(用阿拉伯数字表示的)均不能回行。
(五)各种文件分发范围均由承办科室核定。
(六)公文文稿应符合规范和存档要求。
(七)文件按轻重缓急程度和先后顺序安排打印,平件一般在3天内完成,在未遇到急件的情况下,原则上当天的文件当天完成。需要加班打印的急件,由办公室及时安排并按时限要求完成。
(八)文印分工
1..正式文件(蒲府、蒲府发、蒲府函、蒲府人、县政府通告和公告、蒲办发、蒲办函),由相关文秘人员校对,综合科负责分发(县政府各部门需要以县政府或政府办公室名义印发的文件由部门负责分发)。
2.政务通报、会议纪要、工作简报由相关文秘人员负责校对,综合科负责缮印、分发。
3.常务会议纪要、县长办公会议纪要、专题会议纪要、政务通报、县长公开电话材料、督办工作通报,分别由有关承办科室负责校对。
4.凡县政府各部门以县政府或县政府办公室名义召开的会议通知,由综合科统一文头,登记、编号、用印。由承办部门缮印、校对、分发、留存,以减少环节,避免办会与发文相脱节。
5.加快公文处理速度,提高工作效率,县政府各部门在报送代拟稿或需要县政府批转的公文稿、需编发《政务通报》的领导讲话稿时,应将文稿载体(电子文档)一并送县政府办公室。
(九)县国土资源局的蒲府土,属县政府委托部门代县政府行文,用于国土方面的土地征用、划拨等事项的上报和批复,由县国土资源局做好文件的立卷、归档工作。
(十)所有打印的文件材料要环环把关,确保质量,力求做到清晰美观,无错装漏页。
(十一)非常设机构办公室设在县政府各部门的,其文件、材料由所在部门负责。
(十二)上级机关的文件,除绝密和注明不准翻印的外,经县长、副县长、主任或副主任批准,可以翻印和复印。翻印时,应注明翻印机关、时间、份数、印发范围。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
(十三)县政府和县政府办公室所有正式文件都必须用印。联合上报的文件,可由主办机关加盖印章或联合发文机关加盖印章;联合下发的文件,联合发文机关都应加盖印章。用印要规范、美观,当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。文稿上凡无领导同志同意发文的审签意见,不得用印。领导同志签发的文稿原件同时用印,以示该文件已正式印发。
(十四)公文的基准行是以3号字高度加3号字高度7/8行距。排版时所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识此页无正文的办法解决。
(十五)公文格式规范中的具体标识规则和技术要求,按照《国家行政机关公文格式》(GBT9704-1999)国家标准执行。
第二十八条 发送。传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。
(一)普发性文件按县委办公室、县政府办公室联合核定的发文单位范围发给,其他文件发给与该工作有关的单位。
(二)各科室对需发送的公文,应登记后及时分发。平件一般应在13日内发出,急件应随到随发或在要求的时限内发出。
(三)利用计算机网络、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置,绝密件不得采用计算机网络、传真机传输。
(四)凡新成立的机构需要发给文件时,必须由该机构向县政府办公室提出正式书面申请,经批准后方可发给文件。
(五)公开发布县政府及县政府办公室文件,必须经副主任以上领导同志同意。经批准公开发布的县政府及县政府办公室文件同正式印发的文件具有同等效力。
(六)对于重要公文,县政府办公室综合科应在发文后1日内检查收文单位是否已签收。
第五章 办 结
第二十九条 承办人员对已经处理过的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和实际情况,确定是否办结。
确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已办结的文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下:
(一)各类周知性文件、调查报告、情况报告,分送县政府有关领导和部门阅知后,无批示或其他意见的;
(二)各类交办文件,县政府有关部门已直接答复来文单位的;
(三)需县政府领导同志批示、决定的事项,领导同志批示后,已书面、口头或电话答复来文单位的;
(四)需以县政府(含办公室)名义行文的事项,业已行文的;
(五)国务院及各部门、省、市政府及各部门来文中,应转交县政府有关部门办理的,业已交办的;
(六)部分专题性文件(如申请救灾粮、钱、物,申请基建立项等),如需县政府有关部门统一安排解决的,业已交办并答复来文单位的;
(七)其他可确定为已经办结的文件。
第三十条 已办结的文件,在正式立卷前,由承办科室暂存。由综合科登记、编号印发后的文稿和文件存本由综合科按一定方法暂存,其余的由各承办科室按一定方法暂存。
第三十一条 承办人员应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联系,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,应以便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号排列法,也可由承办科室自行确定符合这一原则的其他方法。
第六章 立卷、归档和销毁
第三十二条 公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》和《蒲江县人民政府办公室档案管理工作制度》的有关规定,及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十三条 县政府委托县国土资源局办理的蒲府土文件,县国土资源局必须按有关规定立卷后,将其文稿及存本在要求的时间内交县政府办公室档案室存档。
第三十四条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷、归档,其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。
第三十五条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以销毁。销毁公文,由各科室负责,在县保密局指定的文件监销点销毁。销毁秘密公文,要进行登记,由2人以上监销,保证不丢失、漏销。
第三十六条 工作人员调离工作岗位,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。